¿Qué ocurre si un trabajador reclama miles de euros en horas extra y la empresa no tiene su registro horario?
Hasta ahora, esta situación podía generar bastantes dudas. La falta de registro podía tener un peso importante en el proceso, pero no significaba necesariamente que todas las horas reclamadas por el trabajador fueran a darse por buenas.
El Tribunal Supremo acaba de pronunciarse sobre esta cuestión en su Sentencia 372/2026, de 15 de abril, y establece una diferencia importante dependiendo de cómo esté organizada la jornada del trabajador.
Y el caso que llega al Supremo es bastante ilustrativo.
El trabajador era dependiente de una carnicería y reclamaba a su empleador más de 11.000 euros por excesos de jornada correspondientes a 2021 y 2022, además de otras cantidades.
Según sostenía, realizaba jornadas que se prolongaban más allá del horario habitual.
El problema para la empresa era evidente: no había llevado de forma continuada el registro de jornada. Solo constaban registros correspondientes a algunos meses.
El trabajador defendía que, al no existir ese registro, debía darse por acreditada la jornada que había declarado.
Los tribunales no aceptaron esa interpretación.
Finalmente, el Tribunal Supremo confirmó la sentencia anterior: se reconocieron 1.000 euros en concepto de horas extraordinarias, cantidad que la propia empresa había admitido, pero no se dieron por probadas todas las horas reclamadas.
Pero lo verdaderamente interesante está en el razonamiento del Supremo.
No tener registro horario no significa que todas las horas reclamadas sean automáticamente ciertas
Esta es probablemente la idea que más puede interesar a las empresas.
La sentencia descarta que la ausencia del registro provoque, por sí sola y de manera automática, que todas las horas extraordinarias reclamadas por un trabajador tengan que considerarse acreditadas.
Pero tampoco significa que la empresa pueda despreocuparse de llevar el registro.
El Supremo recuerda que la empresa tiene la obligación de garantizar el registro diario de jornada y que no puede beneficiarse procesalmente de su propio incumplimiento.
La clave está en qué tipo de jornada tiene el trabajador.
Si existe un horario fijo, el trabajador debe aportar indicios
Imaginemos una empresa en la que un trabajador tiene un horario perfectamente establecido:
8:00 a 16:00, de lunes a viernes.
Eso horario está fojado previamente y es conocido tanto por la empresa como por el trabajador.
Si posteriormente el trabajador reclama que realmente trabajaba todos los días hasta las 18:00, la simple afirmación de que hacía esas horas no basta.
Según el supremo tendrá que aportar indicios suficientes de que ese horario prefijado no se correspondía con la realidad.
Si existen esos indicios, entonces la ausencia del registro horario adquiere una importancia mucho mayor y la empresa tendrá que acreditar cuál fue realmente la jornada realizada.
Por tanto:
Horario fijo + ausencia de indicios = no se dan automáticamente por probadas todas las horas reclamadas.
Horario fijo + indicios de excesos de jornada + ausencia de registro = la empresa tendrá que defender la jornada realmente realizada.
Aquí cambia bastante la situación.
El Supremo diferencia los casos en los que el trabajador tiene una jornada regular y predeterminada de aquellos otros en los que existe un patrón de trabajo irregular o imprevisible.
Cuando no existe un horario previamente establecido con precisión, el registro horario adquiere todavía más importancia.
En estos casos, si la empresa no dispone de un registro fiable y tampoco puede acreditar por otros medios cuál fue la jornada realmente realizada, puede terminar teniendo que asumir como válida la jornada alegada por el trabajador, siempre que esta haya sido concretada con suficiente precisión y resulte razonable.
Es decir, cuanto más difícil sea determinar cuál era la jornada prevista, más importante resulta disponer de un registro que permita saber qué ocurrió realmente.
La sentencia también recuerda una cuestión que muchas empresas pasan por alto.
No basta con tener “algún sistema” para fichar.
El registro debe ser objetivo, fiable y accesible. Además, debe permitir conocer las horas efectivamente trabajadas por cada persona.
Esto tiene una consecuencia práctica importante.
Un registro horario bien gestionado no sirve únicamente para cumplir con una obligación laboral.
También puede convertirse en una prueba objetiva de cómo se ha desarrollado realmente la jornada.
Y eso protege a ambas partes.
Si un trabajador ha realizado horas extraordinarias, el registro puede ayudar a acreditarlo.
Pero si esas horas no se han realizado, un registro correctamente conservado también permite a la empresa demostrar cuál fue la jornada registrada.
Esta sentencia permite verlo desde otra perspectiva.
Muchas empresas siguen entendiendo el control horario como una obligación administrativa que hay que cumplir porque “lo pide la ley”.
Sin embargo, un buen registro puede tener otra utilidad: dejar una fotografía objetiva de la jornada laboral.
En caso de discrepancias, no es lo mismo discutir sobre recuerdos, correos electrónicos o declaraciones que disponer de un histórico de fichajes que permita revisar las entradas y salidas.
Precisamente el Tribunal Supremo destaca la función probatoria del registro y recuerda que un sistema que permita conocer de forma objetiva y fiable la jornada facilita tanto la defensa de los derechos del trabajador como el control por los tribunales.
La conclusión no debería ser:
“Si no tengo registro, no pasa nada porque el trabajador tiene que demostrar las horas extra”.
Sería una interpretación equivocada de la sentencia.
La empresa sigue teniendo la obligación de registrar diariamente la jornada y de conservar los registros durante cuatro años.
La verdadera conclusión es otra:
Cuanto mejor sea el registro horario, menos dependerá la empresa de reconstruir la jornada a posteriori.
Por eso conviene que el sistema permita:
Y, sobre todo, que los datos registrados sean fiables y puedan utilizarse para comprobar qué ocurrió realmente.
La Sentencia 372/2026 no elimina la obligación de registrar la jornada ni permite a las empresas prescindir del control horario.
Lo que hace es aclarar cómo debe repartirse la carga de la prueba cuando ese registro no existe, diferenciando entre horarios fijos y jornadas irregulares.
Para las empresas, el mensaje es bastante sencillo:
Tener un buen registro horario no solo ayuda a cumplir. También permite demostrar lo que realmente ha ocurrido.
Y cuando hablamos de horas extraordinarias y de una posible reclamación judicial, disponer de esa información puede marcar una diferencia importante.
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